Elektronische Plantafel

Mit der Elektronischen Plantafel wurde innerhalb von SKUBIS ein neues Werkzeug geschaffen, das es ermöglicht, alle mit dem Belegungsmanagement zusammenhängenden Arbeitsschritte in einer grafischen Benutzerumgebung zu vollziehen. Alle Belegungen (Einzelnutzungen und Dauernutzungen) werden in der Plantafel gebucht, es können neue Nutzer oder Organisationen angelegt werden und selbst das Vertragswesen ist hier integriert. Es wurden innerhalb der Plantafel eine Menge weiterer Funktionen realisiert, die im Folgenden kurz beschrieben werden.

Das Laden der Elektronischen Plantafel kann nach verschiedenen Kriterien erfolgen. Diese sind im Einzelnen:

• Einrichtung von - bis (einschließlich der Untersegmente)

• Einrichtungstyp (z. B. alle Dreifachhallen, alle Grundschulen, etc. je nachdem wie Sie Ihre Tabelle Einrichtungstyp angelegt haben)

• Region (alle Einrichtungen in einer bestimmten Region)

• Leitplanzahl (alle Einrichtungen einer bestimmten Leitplanzahl=Raumtyp)

• Mögliche Verwendung

• Zeitraum (Datum von - bis)

Ebenfalls beim Öffnen der Plantafel entscheiden Sie, ob Sie die Gesamtwochensicht, die Wochenendsicht oder die Werktagessicht (Mo - Fr) laden wollen. Genauso können Sie die Sortierung der ausgewählten Einrichtungen entscheiden (nach Nummer, nach Alphabet, nach Priorität und Nummer und nach Priorität und Namen). Die gewünschten Prioritäten können bei den Stammdaten der Einrichtungen hinterlegt werden. Dies gewährleistet, dass sich jeder Anwender der Plantafel den Aufbau derselben nach seinem eigenen persönlichen Geschmack gestalten kann. Weitere Einstellungen, die ebenfalls nach dem persönlichen Geschmack des einzelnen Anwenders gewählt werden können, sind die Farbgestaltung für terminliche Belegungen, periodische Belegungen, Reservierungen, Sperrungen, Doppelbelegungen und die Rahmenfarbe. Ebenso das Zoomen (Vergrößern oder Verkleinern) der Achsen der Plantafel, der Tageszeitraum, der pro Tag angezeigt werden soll sowie das Auswählen der Informationen, die zu den Belegungen angezeigt werden sollen. Das Werkzeug Elektronische Plantafel kann somit auf einfachste Art und Weise nach Ihren Wünschen gestaltet werden.

Weitere Funktionalitäten, die innerhalb der Plantafel angeboten sind:

• Deutlich ggf. mit Signalfarbe kenntlich gemachte Doppelbelegungen

• Eingabe von Reservierungen bzw. Planterminen

• Integrierte Wiedervorlagemöglichkeit

• Alle Kollisionsprüfungen sind integriert

• Zu jeder Belegung besteht die Möglichkeit eine verantwortliche Person einzutragen, deren Daten (Adress- und Kommunikationsdaten) als Datenbankplatzhalter für die Serienbrieferstellung zur Verfügung stehen

• Direktdruck der Verträge und Hausmeister-Informationsschreiben

• Die Direkterstellung an weitere Adressdaten mit individuellen Dokumenten bei Einzelveranstaltungen

• Möglichkeit der Eintragung einer Kennung für den Veranstaltungskalender

• Eintragung der Tarife/Preisklassen (automatisch errechneter Miete) bei den Belegungen

• Eintragung weiterer Leistungen die ggf. auch mit berechnet werden sollen (Artikel, Verbrauch, etc.)

• Eintragung von Teilnehmerstatistiken (für Einzelveranstaltungen oder bei Dauerbelegungen beliebig viele Jahresdurchschnittswerte)

• Verwaltung von Schlüsselinhabern zur Belegung (bis zu 10, wenn das Modul Schlüsselverwaltung lizenziert ist

• Vervielfältigungsassistent. Mit dessen Hilfe kann mit einer Buchung entweder ein beliebiger Zeitraum (Dauer über mehrere Tage) oder/und über beliebig viele Räumlichkeiten (z. B. mehrere Klassenzimmer oder mehrere Übernachtungszimmer etwa in Sportschulen) gebucht werden

Die Elektronische Plantafel wurde konzipiert und umgesetzt nachdem lange Zeit die Anforderungen und Wünsche vieler Praktiker im Belegungsmanagement gesammelt, analysiert und bewertet wurden. Das realisierte Lösungskonzept, das nach den ersten Praxistest eine hervorragende Akzeptanz erfuhr, ist einzigartig in seiner Perfektion und Ergonomie. Sie haben damit ein Werkzeug an der Hand, mit dessen Hilfe Sie über einen großen Zeitraum viele Einrichtungen im Überblick haben. Damit sind Sie in Sekundenschnelle auf einen Blick auskunfts-, vergleichs- und buchungsbereit. Es wird unserer Überzeugung nach in Kürze für jeden Anwender, der es in der Praxis kennen lernen durfte, ein Instrument sein, auf das er im Belegungsmanagement nicht mehr verzichten kann.

"Endlich der große Überblick"

"Das Blättern in Terminkalendern gehört ab heute zur Vergangenheit"

pdf-Datei herunterladen:

Elektronische Plantafel